The Organizational Process

Organizing, like planning, must be a carefully worked out and applied process. This process involves determining what work is needed to accomplish the goal, assigning those tasks to individuals, and arranging those individuals in a decision‐making framework (organizational structure). The end result of the organizing process is an organization — a whole consisting of unified parts acting in harmony to execute tasks to achieve goals, both effectively and efficiently.

A properly implemented organizing process should result in a work environment where all team members are aware of their responsibilities. If the organizing process is not conducted well, the results may yield confusion, frustration, loss of efficiency, and limited effectiveness.

In general, the organizational process consists of five steps

   1.Review plans and objectives.

Objectives are the specific activities that must be completed to achieve goals. Plans shape the activities needed to reach those goals. Managers must examine plans initially and continue to do so as plans change and new goals are developed.

    2.Determine the work activities necessary to accomplish objectives.

Although this task may seem overwhelming to some managers, it doesn't need to be. Managers simply list and analyze all the tasks that need to be accomplished in order to reach organizational goals.

  3.Classify and group the necessary work activities into manageable units.

A manager can group activities based on four models of departmentalization: functional, geographical, product, and customer.

  4.Assign activities and delegate authority.

Managers assign the defined work activities to specific individuals. Also, they give each individual the authority (right) to carry out the assigned tasks.

    5.Design a hierarchy of relationships.

A manager should determine the vertical (decision‐making) and horizontal (coordinating) relationships of the organization as a whole. Next, using the organizational chart, a manager should diagram the relationships.

সাংগঠনিক প্রক্রিয়া
পরিকল্পনা, পরিকল্পনা মত, একটি সাবধানে কাজ আউট এবং প্রয়োগ প্রক্রিয়া হতে হবে। এই প্রক্রিয়াটি লক্ষ্য অর্জনের জন্য কোন কাজ দরকার তা নির্ধারণ করা, ব্যক্তিদের সেই কাজগুলি নির্দিষ্ট করা এবং সিদ্ধান্ত নেওয়ার কাঠামো (সাংগঠনিক কাঠামোর) মধ্যে সেই ব্যক্তিদের ব্যবস্থা করা। সাংগঠনিক প্রক্রিয়াটির শেষ ফলাফলটি একটি সংস্থা - একটি সম্পূর্ণরূপে সমন্বিত ইউনিট যা কার্যকরী এবং কার্যকরীভাবে লক্ষ্য অর্জনে কাজগুলি সম্পাদন করতে একত্রে কাজ করে।

সঠিকভাবে প্রয়োগ করা সংগঠন প্রক্রিয়াটি এমন একটি কর্ম পরিবেশের ফলে হওয়া উচিত যেখানে সমস্ত দলের সদস্য তাদের দায়িত্ব সম্পর্কে সচেতন। যদি সাংগঠনিক প্রক্রিয়াটি ভালভাবে পরিচালিত না হয় তবে ফলাফলগুলি বিভ্রান্তি, হতাশা, দক্ষতা হ্রাস এবং সীমিত কার্যকারিতা সৃষ্টি করতে পারে।

সাধারণত, সাংগঠনিক প্রক্রিয়া পাঁচ ধাপ ধারণ করে

    1. পর্যালোচনা পরিকল্পনা এবং উদ্দেশ্য।

উদ্দেশ্যগুলি লক্ষ্য অর্জনে সম্পন্ন হওয়া আবশ্যক এমন নির্দিষ্ট ক্রিয়াকলাপ। পরিকল্পনাগুলি সেই লক্ষ্যে পৌঁছাতে প্রয়োজনীয় ক্রিয়াকলাপগুলি আকৃতি দেয়। পরিচালকদের প্রাথমিকভাবে পরিকল্পনা পরীক্ষা করতে হবে এবং পরিকল্পনাগুলি পরিবর্তন এবং নতুন লক্ষ্যগুলি উন্নত হওয়ার সাথে সাথে এটি অবিরত করতে হবে।
    
    2. উদ্দেশ্য সাধন করতে প্রয়োজনীয় কাজের কার্যক্রম নির্ধারণ।

যদিও এই কার্যটি কিছু পরিচালকদের কাছে জঘন্য বলে মনে হতে পারে তবে এটি হতে হবে না। ম্যানেজার কেবল সাংগঠনিক লক্ষ্য পৌঁছানোর জন্য সম্পন্ন করা প্রয়োজন যে সমস্ত কাজ তালিকা এবং বিশ্লেষণ।


     3. Classify এবং পরিচালনাযোগ্য ইউনিট মধ্যে প্রয়োজনীয় কাজ কার্যক্রম গ্রুপ।
একজন ম্যানেজার বিভাগীয়করণের চারটি মডেলের উপর ভিত্তি করে ক্রিয়াকলাপগুলি পরিচালনা করতে পারে: কার্যকরী, ভৌগোলিক, পণ্য এবং গ্রাহক।



    4. কার্যক্রম এবং প্রতিনিধি কর্তৃপক্ষ সাইন ইন করুন।
পরিচালক নির্দিষ্ট ব্যক্তি নির্ধারিত কাজ কার্যক্রম বরাদ্দ। এছাড়াও, তারা নির্ধারিত কাজগুলি সম্পাদন করার জন্য প্রতিটি ব্যক্তির কর্তৃত্ব (অধিকার) দেয়।



    5. সম্পর্ক একটি অনুক্রমের নকশা।
একজন ব্যবস্থাপককে পুরো প্রতিষ্ঠানের উল্লম্ব (সিদ্ধান্ত গ্রহণ) এবং অনুভূমিক (সমন্বয়কারী) সম্পর্ক নির্ধারণ করতে হবে। পরবর্তীতে, সাংগঠনিক চার্ট ব্যবহার করে, একজন পরিচালককে সম্পর্কগুলি আঁকা উচিত।